Definire i Gruppi
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Ciò che definisce la visibilità di una scheda, sia essa azienda - contatto - lead, è data da:
- la definizione del proprietario: esso ha sempre visibilità sulle sue schede
- la definizione del commerciale: esso ha visibilità delle schede a lui associate, anche se non ne è il proprietario
- i Gruppi: a seconda del gruppo di appartenenza un utente può vedere le schede di quello stesso gruppo e di quelli sottostanti.
- i Permessi di ogni singolo Utente: le impostazioni di visibilità, modifica e cancellazione vengono settate direttamente sulla scheda dell'utente.
- le Zone, se impostate: consentono di suddividere il parco clienti tra gli agenti preposti ad ogni singola zona (settati come utente commerciale); in questo caso l'agente settato come area-manager avrà la visibilità sull'intero parco clienti di quel dato gruppo o zone a lui preposte.
Nel momento in cui un utente viene settato come Area Manager o Commerciale, le impostazioni del gruppo andranno a regolare solo le visualizzazioni dei menu, ma non delle schede clienti.
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In SETUP>Azienda tab
gruppi servono a limitare l'accesso a determinate aree del CRM a determinati utenti.
Per inserire un nuovo gruppo clicca su
Nuovo gruppo:
Comparirà la seguente schermata:
Digita nell'apposita casella il nome del gruppo che si desidera creare e clicca Salva
Nel ripetere la procedura di inserimento potrai fare in modo che un gruppo dipenda da altri (tutti i gruppi dipendono comunque da System Administrators) selezionandoli nella lista di sinistra ed aggiungendoli cliccando il pulsante
.
Per aggiungere tutti i gruppi esistenti clicca
.
Per annullare la selezione di alcuni gruppi sarà sufficiente selezionarli nella lista di destra e cliccare il pulsante
. Per rimuovere tutti i gruppi cliccare
.
Un determinato utente potrà vedere solo gli utenti che fanno parte di gruppi che:
- fanno parte del proprio
- dipendono dal proprio
Pertanto se ad esempio 2 utenti fanno parte di 2 gruppi che dipendono da un terzo gruppo, ma non dipendono tra loro, questi utenti non si potranno vedere.
Qualora desiderassi modificare od eliminare una voce sarà sufficiente cliccare su essa o sulla casella
corrispondente al gruppo che si desidera modificare od eliminare; tutti i gruppi che dipendevano da quello eliminato saranno riassegnati a quello selezionato nella colonna "In caso di eliminazione riassegnare a:".
Un gruppo particolare (che non compare nella lista) è il gruppo
Global:
è il primo maxigruppo in termini di permessi, se si assegna questo gruppo ad una qualsiasi scheda funzione (sia essa di una nuova azienda, contatto, attività, opportunità, ecc...) i dati in essa contenuti non conterranno vincoli di sorta, e saranno quindi visualizzabili e modificabili da tutti gli utenti, indipendentemente dal gruppo di appartenenza.
Una volta inseriti tutti i gruppi desiderati cliccare su "Uffici":
Gruppi nel setup utente
In questa sezione è possibile permettere ad uno o più
Gruppi di visualizzare ogni nuovo elemento inserito dall'utente.
Per aggiungere uno o più gruppi selezionarlo/li nella lista "Gruppi" e cliccare sul pulsante
;
permette di aggiungerli tutti. In maniera analoga per rimuovere un gruppo selezionarlo nella lista "Visibile da:" e cliccare sul pulsante
;
permette di rimuoverli tutti.
È da tenere in considerazione che i gruppi sono gerarchici, ossia a maggior livello corrisponde una maggior disponibilità dei dati, ma elastici, tanto da poter connettere diverse aree di utenza condividendo dati utili ad esempio agli operatori di uno stesso settore aziendale (funzionari commerciali, responsabili marketing, ecc..).
E' preferibile inserire sempre e comunque il gruppo System Administrator tra quelli a cui si concede il permesso di visualizzazione, così che l'amministratore del sistema sia comunque colui che ha accesso di default a tutti i dati inseriti, da lui stesso e da tutti gli utenti abilitati.
Al termine cliccare su "
Permessi".